4 strategie efficaci per gestire il tempo e smettere di rimandare gli impegni

Sono le 18.00, devi andare a prendere i bambini, devi completare un lavoro, tua suocera viene a casa tua a cena e domani mattina hai un impegno di lavoro fuori città e devi partire alle 5.30. A chi non capita una giornata tipo come questa? Il tempo non basta mai, peccato però che fino alle 18 hai fatto zapping 15 volte, ti sei levato una serie infinita di pallini dal maglione che ti ha regalato tua nonna otto Natali fa, hai misurato la lunghezza della coda del gatto (si sa mai che si accorci di giorno in giorno), hai portato fuori il cane sebbene fosse uscito con tua moglie dieci minuti prima, e sei rimasto a fissare l’acquario del salva schermo per un quarto d’ora. Hai evidentemente un piccolo problema con la gestione del tempo.

Così non funziona, lo sai bene anche tu vero? Non funziona perché arrivi a fine serata che ti sembra di essere aggrappato alla prua del Titanic mentre l’acqua gelida t’inghiotte. Eppure, mentre da una parte vorresti pestarti le dita col righello, come si faceva una volta a scuola, dall’altra una vocina dolce e accomodante ti ripete come un mantra: “Domani andrà meglio, ti alzerai prima, avrai più forze e farai di più”. Cazzate. Lo so io e lo sai pure tu. Ti stai auto sabotando. Stai rimandando continuamente i tuoi impegni e lo stai facendo consapevolmente. Questo atteggiamento ha un nome: procrastinazione.

Non rimandare a dopo quello che puoi fare ora

In realtà questo modo di affrontare gli impegni della giornata è piuttosto comune, ma questo non significa che ti devi sentire giustificato, questo è il primo passo per rimettere ordine. Te lo sei ripetuto più di una volta probabilmente “devo imparare a gestire il tempo”, ma non è questo il punto. Il tempo non può essere gestito, il tempo è quello che è ed è lo stesso per tutti, il segreto è imparare a gestire te stesso. Fino a qualche tempo fa anche io faticavo a portare a termine tutti gli impegni della giornata. A fine serata mi sembrava di aver corso la maratona di New York, eppure c’era sempre qualcosa che non avevo portato a termine e che restava li, pendente, come una katana che incombe sul collo. Risultato? Andavo a dormire insoddisfatto, con l’ansia di dover fare l’indomani quello che non avevo fatto oggi.

In questo modo accumulavo tantissimo stress, rendevo meno sul lavoro e le mie frustrazioni ricadevano inevitabilmente anche sulla mia famiglia. Eppure si può ottimizzare il tempo, o meglio, si può ottimizzare la gestione degli impegni, stabilendo a priori cos’è importante e urgente e facendolo nell’esatto momento in cui va fatto, senza posporlo. Facile a dirsi, un po’ meno a farsi. Sono d’accordo con te, ma si può fare, e qui voglio svelarti qualche strategia facile da mettere in pratica fin da subito e che potrai sfruttare immediatamente.

1. Programma i tuoi obiettivi

gestione del tempoUno dei motivi per cui si tende a rimandare gli impegni incombenti è la disorganizzazione. Chi ben comincia è a metà dell’opera si diceva, e
ti assicuro che è vero! Per partire bene ti serve avere chiaro fin da subito quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere, e ho detto obiettivi da raggiungere, non cose da fare, proprio perché ragionando per obiettivi inizi a resettare le vecchie cattive abitudini. Prendi in mano i tuoi progetti, focalizzane le priorità e mettile in ordine. Programma prima gli obiettivi più facili, raggiungerli ti darà gratificazione e ti motiverà a a raggiungere anche i successivi. In questo modo non dovrai cercare gratificazione altrove, magari completando un livello di Candy Crush Saga. Attenzione però, progettare gli obiettivi non significa che dovrai programmare nel dettaglio ogni minuto della tua giornata perché in questo modo starai perdendo tempo a programmare procrastinando ulteriormente il momento dell’azione. Devi iniziare qui, adesso!

2. Non sopravalutare le tua capacità

Se la frase che ti ripeti a metà giornata è “domani farò di più”, sei una persona che sovrastima la propria ottimizzazione del tempo. Sai perfettamente che domani sarà esattamente come oggi, tanto vale iniziare subito a pensare in modo diverso. Quello che devi fare è settare il tuo cervello eliminando questa vocina che funziona esattamente come un bug e ti sabota. Devi iniziare a dare il giusto valore temporale ai tuoi impegni. Se un progetto, verosimilmente, dovrebbe portarti via un’ora di tempo, non pensare di poterlo fare in mezz’ora, perché non sarà così. Prenditi invece la tua ora di tempo, suddividila in due sessioni di lavoro di venticinque minuti e separale con una pausa di dieci. Durante la pausa allontanati dal desk, non guardare il pc, non guardare i messaggi di whatsapp. Vai a prenderti un caffè, prendi una boccata d’aria, sgranchisci le gambe e torna al tuo progetto, lavoraci per i tuoi restanti 25 minuti e completa il lavoro.

3. Non avere paura di affrontare gli impegni

Molto spesso il nemico si chiama paura. Può essere la paura di un fallimento, la paura di non essere in grado di gestire un lavoro, ma anche semplicemente paura del dopo, di come ti sentirai una volta che avrai raggiunto l’obiettivo, perché anche completare un lavoro può fare paura. E dopo che faccio? Mi comporterà maggiori responsabilità? Sarò in grado di affrontarle? E qui si ritorna al punto uno. Più avrai timore di lavorare su un progetto, più tenderai a rimandarlo. Niente pozioni magiche. La paura, quella sensazione di estraniamento che senti quando affronti un impegno va superata e per farlo devi lavorarci e basta. Ti può aiutare una strategia che utilizzano anche negli USA. Elimina tutte le possibili fonti di distrazione. Tieni lontano lo smartphone, la tv, allontana da te i giornali e non aprire altre finestre sul PC escluse quelle strettamente legate al progetto. Molto utile è anche dedicare al progetto le prime ore del mattino. Lavorare con le energie al massimo e con la concentrazione ottimale è fondamentale.

4. Non cercare gratificazioni effimere

In molti cercano gratificazioni immediate sui social. Magari hai scritto un post su Facebook e stai ricevendo diversi like e commenti da parte dei tuoi contatti. Questo ti da una gratificazione immediata, ma non hai raggiunto alcun obiettivo. Quello che può darti davvero appagamento, soddisfazione e gratificazione è completare il lavoro che avevi programmato per la giornata. Immagina come possa essere appagante andare a letto sereno, senza pensieri, consapevole di aver fatto tutto quello che avevi da fare e senza dover pensare “domani farò di più”, perché invece domani farai il giusto, farai esattamente quello che avevi programmato di fare, né più né meno. La gestione del tempo e dello stress sono le due facce di un’unica medaglia.

Gestione del tempo esercizi utili

Non ti sto dicendo che mettere mano alle tue cattive abitudini sarà una passeggiata. Non lo è. Devi per prima cosa riprogrammare la tua mente, e questa è la cosa meno semplice. Lasciare le vecchie abitudini non è semplice. Ma devi farlo se vuoi ottenere dei risultati e raggiungere gli obiettivi che ti possono rendere felice. Ti stai chiedendo se ci sono degli esercizi per gestire al meglio i tuoi impegni. Diciamo che non sono veri e propri esercizi, sono più che altro strategie. Una è quella di porti un obiettivo e darti un tempo. E qui non devi barare dei essere molto onesto con te stesso. Pianifica l’impegno quotidiano in base alla tua capacità e alle tue possibilità reali, ricordandoti che non sei superman. Una volta che hai pianificato il percorso, seguilo. Non ci sono trucchi né magie, devi seguire il plan e basta. Un altro metodo è organizzare la giornata in sessioni di lavoro. Verosimilmente la concentrazione dopo 20/25 minuti inizia a calare. Suddividi le ore di lavoro in sessioni di 20 minuti circa e fai pausa tra una e l’altra, in questo modo riuscirai ad arrivare più fresco e concentrato a fine giornata.

Il vero segreto per gestire bene il tuo tempo è dentro di te.

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